Je kunt er niet meer om heen met de huidige maatregelen om Corona in te dammen: werk thuis indien mogelijk. Net als voor het werken in een kantoor is er geen one size fits all advies voor hoe je het beste thuis kunt werken. Accepteer dat het niet in een keer goed gaat en dat niet iedereen zich er direct gemakkelijk bijvoelt. Iedereen heeft een andere manier van werken en een andere gebruiksaanwijzing in de omgang.
De afgelopen weken heb ik nagedacht over wat het kan betekenen voor sommige mensen om ineens thuis te moeten werken. Het zou kunnen dat mensen uit je team of groep last hebben van hun thuissituatie. Geen werkplek kunnen maken waar ze ongestoord kunnen werken of dat ze toch afgeleidt zijn door de omstandigheden. Zelf zich niet lekker voelen of zieke familieleden of vrienden hebben en ook daardoor afgeleid zijn. Dat alles kan een negatieve impact hebben op hun productiviteit en dus misschien ook op het project of de teamprestatie.
Let op elkaar
Daar ligt dan wat mij betreft ook de sleutel om de komende tijd productief door te werken. Als je samenwerkt als team of aan project wees dan scherp op elkaar. Zeker zoals nu rondom het Coronavirus. Maken mensen zich ongerust? Zijn ze misschien ziek? Op een kantoor kom je elkaar wel een keer tegen en dan zie je snel genoeg of iemands lichaamtaal klopt. Online is dat moeilijker in te schatten. Maar hoeft geen problemen op te leveren.
- Maak ruimte om te wennen aan online samenwerken en het thuiswerken. Dat heeft tijd nodig. Het bieden van structuur kan goed helpen, maar kan ook leiden tot frustraties. Je wilt immers niet iemands routine onderuit halen. Bespreek dus met elkaar wat prettig is.
- Maak afspraken over hoe de groep elkaar helpt en wanneer je elkaar online treft. Misschien moet je nu wat vaker afspreken dan anders, maar korter. En misschien moet het wat minder zakelijk zijn en moet het meer gaan over hoe mensen zich voelen of over wat ze leren, waar ze tegenaan lopen etc.
- Bepaal de resultaten die je wilt bereiken en hoe daarover wordt gecommuniceerd en wanneer.
Mensen en hun tools
Het is geweldig om te zien hoeveel tools, en hoeveel meningen over die tools, er wel niet zijn. Je hoeft LinkedIn maar te openen en je ziet diverse aanbevelingen en tips. Als je als éénling je orienteert is het lastig om het kaf van het koren te scheiden. Bedenk dus goed wat je wenst te bereiken met online tools om samen te werken. Wees ook alert op je eigen gedrag. Omdat jij een geweldige tool hebt gevonden wil dit nog niet zeggen dat het werkt voor de groep.
- Maak afspraken over wat je wilt bereiken en hoe. Welke processen moet een tool ondersteunen? Om welke resultaten te bereiken? Op basis hiervan kun je criteria opstellen voor welke tool het beste schikt.
- Vaak geldt, less is more, begin klein en overzichtelijk en breidt tools uit. Stap wellicht gaande weg over op een totaal oplossing. Als deze al bestaan voor je groep.
- Probeer te achterhalen wie over welke digitale vaardigheden bezit om goed thuis te kunnen werken. Maak die kennis en kunde zichtbaar en vraag of die mensen het leuk en interessant vinden om anderen te helpen en te ondersteunen. Ook is dit weer een kans om interactief bezig te zijn als groep. Je hebt hiervoor weer een extra contact momentje nodig met elkaar.
Mijn ervaringen met op afstand en thuis werken
De afgelopen jaren heb ik verschillende functies en bij verschillende organisatie thuis en op afstand gewerkt. Bij (internationale) organisaties waar nog geen systemen of processen aanwezig waren heb ik een poging gedaan om dit te introduceren. De ene keer succesvoller dan de andere. Toch bleek ik als digitale pionier in staat om beweging te creëren binnen groepen om online samen te werken. Daarbij kon ik dan zowel groepen als mensen ondersteunen in het kiezen van en het gebruik laten maken van verschillende digitale tools. Leuk en interessant om te doen! Ik zal de komende weken nog wat ervaringen op dit vlak delen. Op mijn werk hebben we met ons programmateam morgen ons eerste online overleg.
Mocht je vragen of opmerkingen hebben dan hoor ik het graag. Misschien is dat voor mij wel weer een vertrekpunt voor een nieuwe blog.